“冒名上大學”引發文檔安全思考,華天動力OA保駕護航

              2020-06-17 15:31:25

              內容:

              連續數日來,"冒名頂替上大學"事件持續發酵,成為社會關注極高的熱點事件。隨著該事件調查的推進,不少網友發出質疑:到底誰調取的檔案?管理系統為何沒有記錄?

              一連串的問題,牽動著人們的心,引發更深入的思考,傳統文檔管理的辦法是否漏洞百出?業內人士稱,頂替別人上大學的人固然存在問題,但在公平、嚴肅的高考教育及大學錄取制度下,考生的檔案被輕易取走,甚至毫無可查詢蹤跡,充分暴露出了在傳統的辦公管理系統中,文檔的安全管理風險極大,只要是單位內部人員,要調取文檔資料輕而易舉,過后追責也非常的困難。

              如果使用信息化協同辦公軟件會有什么不同呢?

              普通OA系統是否能解決文檔安全漏洞問題?

              透過"冒名頂替上大學"事件發現,重要的文檔文件丟失、刪除乃至惡意破壞事件屢見不鮮,拋開人為因素,無論是事業單位機構還是企業,目前市場上普遍應用的OA現代辦公系統,在文檔管理方面的安全性還有很大的上升空間。

              根據此前的調查數據顯示,早在2017年,全球50%以上的企業,就遭遇過至少一場數據文件泄露事件。而因為合作伙伴或第三方的原因被泄露信息的企業超過1/3。管理學人士稱,目前多數OA軟件系統在辦公應用中,文檔常以紙質文檔和電子文檔為主。即便是電子文檔,也存在容易丟失、占用空間大、隨意復制篡改及損壞的問題,難以有效管理推進工作。

              同樣,OA系統軟件行業領先品牌華天動力OA也認為,協同辦公系統需要隨著時代需求不斷進行技術功能上的創新,知識管理這一環節,除了發揮提高工作效率作用外,安全性也需要迭代升級。

              精準控制 華天動力OA知識管理功能創新

              正如上述社會事件引發的思考,文檔調取到底歸誰負責?文檔丟失如何進行追溯?這些關鍵性難題,正是常用的OA辦公系統中,知識管理功能創新的突破口。現如今,眾多OA軟件企業不斷加快技術研發進度,力爭進一步完善系統中文檔安全性管理。以華天動力OA軟件來講,系統通過技術手段,將知識管理功能融入其中,綜合紙質檔案與電子檔案的全部特點,取其精華去其糟粕,再結合現代企業管理需求,讓文檔的作用最大化發揮出來。

              一、權限控制,內部也可涉密

              華天動力OA軟件中的知識管理功能,在統一的知識體系框架基礎上,設置了靈活的權限控制。這樣就可以有效的避免在單位內部出現機密泄漏的問題。

              例如在建立每個目錄的時候,華天動力協同OA系統可以建立誰有這個目錄的操作權限,而操作權限還進一步細分為寫的權限和看的權限。這樣我們可以按部門、人員、崗位、角色及安全級別,各種不同的角度去設置權限,從而可以防止文件隨意篡改、刪除、復制和盜用。

              按需設置誰有寫的權限:

              部門:部門安全級別、部門+人員安全級別

              人員:人員安全級別、角色

              崗位:崗位 +人員安全級別

              按需設置誰有用的權限:創建人本人、創建直屬上級、創建人所有上級、創建人本部門、創建人所屬角色、創建人本崗位

              二、文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制

              華天動力文檔編號一文一碼符合 ISO的版本控制,確保公司文件具有唯一編號,便于文件的識別、追溯和控制,保證公司文件體系的有效運轉。

              例如某一個文件出現問題的時候,利用文檔編號,配合華天動力OA系統的全過程記錄功能,可以很輕松的追索出該文件的所有審批和修改、查閱流程,方便找到問題做出整改。

              三、動態水印功能防盜用

              與此同時,華天動力OA軟件的知識管理功能中,還增加了"動態水印技術"的功能,通過圖片、文本等形式,讓文檔能夠動態顯示打開操作的人員、時間等信息,方式發生拷屏,做到有據可查,有效防止圖片、資料等的盜用。

              四、文檔利用情況實時監控

              而針對文檔的操作,如誰下載的最多、哪個文檔被頻繁下載等問題,華天動力OA在知識管理功能中實施"文檔利用實時監控"功能,可以獲取監控統計數字,簡單操作中掌握文檔的動向。同時也方便的統計了公司的知識資源哪一塊被利用的多?哪一塊更受關注?哪些員工更勤與學習?哪些知識更實用?從而對企業的知識庫結構做定期的調整,對員工的考核做評定。

              寫在最后:

              盡管我們處在科技發達的互聯網時代,但是信息交流過程中,安全性問題始終存在。無論是"頂替上大學"事件還是諸多公司文件泄漏,都充分反映出現代辦公系統需要知識管理、文檔管理的安全創新。而在如華天動力OA的知識管理功能實踐下,文檔應用的進階需求得到了進一步滿足,成為極具意義的突破!

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